Spis z natury
Każdy pracodawca jest zmuszony do zachowania akt osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej.
Przepisy szczegółowo definiują, w jaki sposób powinno się gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Z uwagi na różnorodność dokumentów, można wyróżnić 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o pracę
W skład tych dokumentów wchodzą:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje następującej terści: dodatkowe uprawnienia i umiejętności, : dane osobowe i kontaktowe, ukończone kursy i szkolenia, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym |wypełniony kwestionariusz osobowy z danymi osobowymi, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, informacjami o wykształceniu, danymi kontaktowymi, opisanym doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami i szkoleniami
- świadectwa pracy z innych zakładów pracy lub inne dokumenty mówiące o okresie jego zatrudnienia
- dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności pożądane do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku
B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o przebytych kursach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja zaistniała);
- dokumenty dotyczące podwyższania umiejętności zawodowych;
- oświadczenia o wypowiedzeniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
- orzeczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę mającą status osoby bezrobotnej.
C - Rozwiązanie stosunku pracy Tutaj musimy gromadzić wszystkie zaświadczenia dotyczące rozwiązania stosunku pracy, tj. :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
- ksero przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
- uzasadnienie podjęcia działań związanych z zajęciem honorarium za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne zaświadczenia dotyczące ustania stosunku pracy, w tym np. dotyczące wniosku o wydanie świadectwa pracy a także zaświadczeń związanych z niewypłaceniem osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- podpisaną deklarację o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy strony zawarły taką umowę,
- zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach po rozwiązaniu stosunku pracy.
Wymagany sposób przechowywania akt Dokumentacja pracownicza powinna być gromadzona w postaci orginałów w lokalu zarządu albo w oddziale przedsiębiorstwa. Najlepiej, by bez problemu można było je odnaleźć. Oprócz tego należy zabezpieczyć je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że akta pracownicze, w tym dotyczące czasu pracy i honoraria za wykonywaną pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od ustania przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Firma po likwidacji ma opcję przeniesienia akt osoby zatrudnionej do wyspecjalizowanego archiwum .