Spis z natury

Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem wiedzieć każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty podatkowe

W myśl Ustawy o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął czas płatności podatku. Mianem dokumentacji podatkowej określa się :

  • księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
  • dokumenty związane z inkasem i poborem podatkowym
  • wszystkie oryginały i kopie faktur VAT
  • wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania
dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą okresów zatrudnienia, danych osobowych, wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez osobę pracy u danego płatnika.

Dokumenty ZUS

Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na 3 odrębne grupy o zróżnicowanym obowiązku archiwizacji i tak:


  • Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty potwierdzające wymiar należnych składek – powinno się je przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (także te przesłane drogą elektroniczną)

  • Dokumenty zgłoszeniowe – mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - powinno się przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, bo Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po pięćdziesięciu latach od ich sporządzenia.

  • Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszelkie odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.