Spis z natury
E-faktury wciąż potrzebują podpisu elektronicznego. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już kwestionowane przez urząd skarbowy.
Nowoczesne przesyłanie faktur drogą elektroniczną przyspiesza pracę właścicielom firm. Przede wszystkim są dużo bardziej funkcjonalne od klasycznych papierowych wydruków. Dzięki nim można sporo zaoszczędzić na papierze drukarskim, znaczkach pocztowych, kopertach, jak też na samym tuszu do drukarek. Jednakże zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów oraz art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, warunkiem koniecznym stosowania tejże metody, jest m.in. zgoda odbiorcy faktury na ten rodzaj wysyłania
Co więcej,dokumentację firmową w formie elektronicznej, należy przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Przede wszystkim, powinny być one chronione przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mogącymi powodować trwałą utratą danych. Muszą również zostać zabezpieczone przed bezprawnymi zmianami i bezprawnym wglądem w dane osobowe. Jednakże, ma to swoją korzyść wynikającą z zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast tony papierów, archiwizuje się tylko nośnik danych.
Kosztowny e-podpis
Wadą elektronicznych dokumentów pozostaje konieczność zainstalowania w firmie kwalifikowanego e-podpisu i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu..
Za podpis trzeba zapłacić więc od 300 do 600 złotych. Jest to koszt zakupu oprogramowania, czytnika i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Z kolei, odnowienie certyfikatu to koszt 130 PLN rocznie.