Spis z natury
Wszyscy pracodawcy mają obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia i przekazywania zaliczki na PIT od każdej wypłaty. W jaki sposób poprawnie prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z najbardziej znaczących działów w księgowości firm, zatrudniających znaczącą liczbę pracowników. To tam obliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe oraz zaliczki na podatek dochodowy. Składają się one z dokumentów zawierających wszystkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, składkowych i podatkowych, informacje umożliwiające obliczenia, które posłużą do sporządzania rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najbardziej znaczących dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń powinna składać się z takich informacji jak:
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, drugie imię, imię ojca, data urodzenia, miejsce urodzenia, NIP, nazwisko rodowe, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, imię matki)
- dane adresowe osoby zatrudnionej ( numer domu, powiat, poczta, numer mieszkania, kod pocztowy, województwo, telefon, miejscowość, ulica, gmina, kraj)
- dane o zatrudnieniu ( ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy, data zawarcia)
- dane o wynagrodzeniu ( dodatki, premia, płaca zasadnicza, nagrody i inne)
Lista płac
To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Musi ona posiadać pewne stałe elementy, t.j.:
- informacje o wysokości zaliczki na podatek dochodowy
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- informacje o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- informacje o przyznanych prowizjach
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- informacje o przyznanych premiach
- nr stron
- informacje o wysokości odprowadzonych składek ZUS-owskich
- nazwę pracodawcy
- informacje o wynagrodzeniu netto i brutto
- miesiąc, którego dotyczy
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- informacje o przyznanych nagrodach
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- datę sporządzenia