Spis z natury
W sytuacji przedsiębiorstw, które do celów swojego działania używają auta wynajmowane lub prywatne, powinno być prowadzone rozliczenie, popularnie nazywane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w sytuacji tzw. jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana powinna być zarówno wtedy, gdy samochody używane są często, jak i gdy jedynie sporadycznie. Ewidencja powinna obejmować:
• Charakterystykę trasy,
• Sygnaturę pracodawcy oraz jego dane,
• Następny numer wpisu,
• Numer rejestracyjny auta,
• Imię oraz nazwisko osoby użytkującej pojazd,
• Liczbę realnie przejechanych kilometrów,
• Datę oraz cel wyjazdu,
• Pojemność silnika,
• Stawkę za kilometr przebiegu
Konieczność tworzenia kilometrówki spoczywa na przedsiębiorstwach używających ww. samochodów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z wyjątkami).
Wielkość stawek obliczeniowych dla przedsiębiorstw z sektora publicznego, regulowana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych przedsiębiorstwach naliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (na przykład statut honorarium).
Dla uproszczenia oraz doprecyzowania, prawodawca ustalił niejakie limity kilometrów, które kształtują się następująco:
• 300 kilometrów – obszary gminne do 100 tysięcy mieszkańców
• 500 kilometrów – obszary gminne powyżej 100 tysięcy mieszkańców
• 700 kilometrów – obszary gminne powyżej 500 tysięcy mieszkańców
Istnieją tylko dwa wyjątki w obliczaniu kilometrów jazd lokalnych:
• Służba leśna ma określoną wartość 1500 km miesięcznie
• Służby ratownicze oraz pozostałe podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 km miesięcznie
Zatrudniający, niebędący w strefie budżetowej, może ustalić mniejszy przydział kilometrów, mimo to nie powinien go przekroczyć. Koszty związane z liczbą rozjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi opłacania rat na ubezpieczenie społeczne. Składki te liczone są dopiero po przewyższeniu scharakteryzowanego prawem przydziału kilometrów, ale wyłącznie od kwoty przewyższającej ten przydział.