Spis z natury
W większości firm wykorzystuje się różnego typu samochodów, do celów związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Nie do każdego takiego samochodu prowadzi się rozliczenie przejazdów, czyli tzw. kilometrówkę.
Nakaz prowadzenia wśród pracowników kilometrówki ma pracodawca, który w swojej działalności korzysta z aut najmowanych albo którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne pojazdy. Samochody, osobowe albo inne, używane w powyższy sposób, nie mogą przewyższać ładowności 3,5 tony (z odstępstwami).
W wyżej wymieniony sposób nie należy rozliczać pojazdów, stanowiących własność firmy, które liczone są jako środki trwałe, ani też aut nabytych w drodze leasingu.
Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały opłaty za kilometr przebytej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały również miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W przypadku firm, których siedziba znajduje się na obszarze gmin, liczących do 100 tys. zamieszkałych, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Firmy w gminach powyżej 100 tys. zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Natomiast w najkorzystniejszej sytuacji są przedsiębiorstwa, które położone są na terenie gmin powyżej 500 tys. zamieszkałych – mogą ich wyrobić aż 700 kilometrów. Są to wielkości narzucone z góry przez prawodawstwo, stąd też zastosowanie mają przeważnie w sferze budżetowej, jednak pracodawcy prywatni, muszą także przestrzegać, by nie przekroczyć powyższych limitów. Mogą natomiast przyjąć mniejsze wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od rat na ubezpieczenie społeczne, ale jedynie do wielkości powyższych zakresów. Jeśli będą one przewyższone, od kwoty przewyższającej, policzyć należy wyżej wymienioną składkę.
Na uwadze mieć trzeba również prawidłowość prowadzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się winny:
• Liczba rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Kwota za kilometr trasy,
• Kolejny numer wpisu,
• Podpis zatrudniającego i jego dane,
• Dzień i cel podróży,
• Charakterystykę trasy,
• Wielkość silnika,
• Nazwisko i imię osoby używającej pojazd,
• Numer rejestracyjny samochodu