Spis z natury
Szablon dokumentu to baza dla opracowywanych później nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma za zadanie ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z opracowanego szablonu, nie musimy tworzyć dokumentu za każdym razem. Korzystamy z jego bazowej opcji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tej sytuacji przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną ze stworzeniem danego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej są nam potrzebne. Wśród nich m.in. :
- wezwania do zapłaty,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenia zapłaty,
- potwierdzenie odbioru,
- faktury ,
- umowy o pracę,
- rachunki
Przykładem są także faktury abonamentowe w księgowości. W tym wypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie wzorca.
Szablony można, a nawet powinno się edytować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnej firmy. W związku z tym kluczowe jest umieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką danego dokumentu. Szablony powinny być jasne i czytelne.