Spis z natury
Wzorem dokumentu możemy nazwać jakikolwiek model, na zasadzie którego był stworzony inny akt prawny. Wykorzystanie takiego wzoru w znaczący sposób umożliwia skrócenie okresu generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość też zminimalizować ryzyko wystąpienia omyłek w dokumencie, który stworzyliśmy.
Charakterystycznym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, który tworzy się w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się pomiędzy poszczególnymi subiektami bądź stronami. Powyższy akt prawny często zwany jest dowodem, gdyż na jego zasadzie możemy dochodzić swoich postulatów zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do tego celu przeznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.
I tak więc możemy pogrupować je na:
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego, dokumenty obrotu kasowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w oryginale kontrahentowi,
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy wg nowych wymagań systematyzujących,,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody księgowe pełnią bardzo ważną funkcję również jako podstawa zeznania finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Powinny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny mieć w żadnym wypadku błędów, przeróbek czy prób wymazania danych. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód rachunkowy musi posiadać m.in.:
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Datę zdarzenia oraz czas stworzenia dowodu księgowego,
• Charakterystykę funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Określony rodzaj dowodu
• Adnotację stwierdzającą kontrolę oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi być przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i organów kontroli, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim znajdą, muszą być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.